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更新日：2019年11月7日更新
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牧之原市文書管理保管支援業務委託プロポーザル実施のお知らせ

1　業務の概要

目的

現在、本市の庁内における公文書の管理保管については、各課などに依存している部分が多く、統一的な文書管理体制となっていない。また、情報公開条例に基づく開示請求などに対応するため、既存の公文書を統一的なルールにより整理しておくことが必要となっている。
そのため、本業務は紙文書での管理保管を前提として、組織の公文書を管理保管するためのルールの見直しおよび作成、必要な公文書を迅速に探し、取り出すことのできる環境の整備、既存文書などのすべてについての保管場所の再配置などを行い、保管する公文書の全体像が把握できる管理体制を構築することを目的とする。
ついては、業務の手法や提案を広く受け、委託業務の履行に最も適した受注候補者を選定するため、公募型プロポーザルを実施（実施要領）[PDFファイル／259KB]する。

業務内容

「【牧之原市文書管理保管支援業務委託　仕様書【別紙1】」[PDFファイル／224KB]のとおり

履行期間

契約締結日の翌日から令和4年3月21日までとする。

提案上限額

8,580,000円以内とする（消費税および地方消費税を含む）。

2　プロポーザルに関する事項

参加資格

本プロポーザルに参加できるのは、参加申込書【様式第1-1号】[Wordファイル／23KB]の提出日現在において以下の条件をすべて満たす事業者とする。

  1. 令和元年度牧之原市入札参加資格者名簿「物品役務」の営業種目に登載されている者であること。なお、契約時においても、同様の種目に登録されていること。
  2. 本年度を含み過去15年以内に、国、都道府県及び市町村等において、元請として文書管理システム及び文書管理に係る計画、例規作成等の文書管理に係る業務委託等の受託実績があること。
  3. 牧之原市工事請負契約等に係る指名停止等措置要綱（平成17年牧之原市告示第89号）に基づく指名停止を受けている期間中でないこと。
  4. 静岡県工事請負契約等に係る入札参加停止等措置要綱（平成元年管第324号）に基づく入札参加停止を受けている期間中でないこと。
  5. 地方自治法施行令（昭和22年政令第16号）第167条の4の規定に該当しない者であること。
  6. 会社更生法（平成14年法律第154号）に基づく更生手続開始の申立て、または民事再生法（平成11年法律第225号）に基づく再生手続開始の申立てがなされている者でないこと。
  7. 牧之原市暴力団排除条例（平成24年牧之原市条例第18号）第2条第1号から第3号までの規定に該当する者でないこと。

スケジュール

項目 日程
参加申込書等の配布 令和元年8月16日（金曜日）～9月2日（月曜日）
質疑書の受付期限 令和元年8月23日（金曜日）
質疑書に対する回答期限 令和元年8月29日（木曜日）
参加申込書提出期限 令和元年9月2日（月曜日）
参加資格確認通知 令和元年9月4日（水曜日）
企画提案書提出期限 令和元年9月12日（木曜日）
一次審査（書面審査） 令和元年9月20日（金曜日）≪予定≫
一次審査結果通知 令和元年9月24日（火曜日）
二次審査（プレゼンテーション） 令和元年10月２日（水曜日）≪予定≫
最終選考結果通知・公表 令和元年10月4日（金曜日）
契約締結 令和元年10月9日（水曜日）≪予定≫
業務開始 令和元年10月10日（木曜日）≪予定≫

参加申込書などの配布

配布期間

令和元年8月16日（金曜日）～9月2日（月曜日）

配布方法

実施要領や仕様書などの関係書類は、本ホームページからダウンロードまたは牧之原市総務課で配布する。

参加申込書などの提出

提出期間

　令和元年8月19日（月曜日）～9月2日（月曜日）午後5時まで
　※郵送の場合は、9月2日（月曜日）必着

提出場所・方法

　総務課へ事前に電話連絡の上、参加申込書などを持参または郵送により提出すること。

提出書類

　このプロポーザルに参加を希望する場合は、次の書類を各1部提出しなければならない。

  1. 参加申込書【様式第1-1号】[Wordファイル／23KB]
  2. 参加資格に関する申立書【様式第1-2号】[Wordファイル／25KB]
  3. 受注実績調書【様式第1-3号】[Wordファイル／26KB]
  4. 会社概要書【様式1-4号】[Wordファイル／24KB]

参加資格確認通知

令和元年9月4日（水曜日）までに、参加申込書に記載された連絡先に電子メールで通知する。

参加辞退

参加申込書提出日以降に参加を辞退する場合、参加辞退届【様式第2号】[Wordファイル／23KB]を総務課へ事前に電話連絡の上、持参または郵送により提出すること。なお、既に提出された書類は返却しない。

質疑および回答

　質疑がある場合は、質疑書【様式第3号】[Wordファイル／25KB]を提出すること。質疑書以外での問合せについては、一切受け付けない。

質疑書の提出

  1. 提出期間
    令和元年8月19日（月曜日）～8月23日（金曜日）午後5時まで
  2. 提出場所・方法
    総務課へ持参または電子メール（soumu@city.makinohara.shizuoka.jp）に提出すること。なお、電子メールの件名は「牧之原市文書管理保管支援業務委託質疑書」とすること。

質疑書への回答

質疑に対する回答は、競争上の地位その他利害を害する恐れがある場合を除き、参加申込書を提出した者全員に対して、令和元年8月29日（木曜日）までに随時、電子メールにて回答する。

3　企画提案書などの提出

参加申込書を提出し、このプロポーザルに参加する者は、次のとおり企画提案書等を提出すること。なお、提案は1社1案とする。

提出書類

  1. 企画提案書（任意の様式・カラー印刷） 10部
  2. 企画提案書の電子データ（CD-R）1枚
  3. 費用見積書【様式第4-2号】[Wordファイル／27KB] 1部
  4. 費用積明細書【様式第4-3号】[Excelファイル／36KB]1部

提案書などの提出

  1. 提出期限
    令和元年9月12日（木曜日）午後5時まで
    ※郵送の場合は、9月12日（木曜日）必着
  2. 提出場所・方法
    総務課へ事前に電話連絡の上、企画提案書等を持参または郵送により提出すること。

4　優先交渉権等の選定方法企画

書類審査による一次審査とプレゼンテーションによる二次審査で評価・採点（940点満点）を行い、合計点数の高い順から優先交渉権者および次点交渉権者とする。

一次審査（500点）

審査実施要領【別紙2-1】[PDFファイル／129KB]および審査項目および評価内容表【別紙2-2】[PDFファイル／148KB]に沿って、次の2つの書類について評価し点数化する。

  1. 提案評価点（450点）・・・企画提案書
  2. 価格点（50点）・・・・・費用見積書

一次審査結果通知

一次審査の結果は、参加者全員に対し令和元年9月24日（火曜日）までに、参加申込書に記載された連絡先に電子メールで通知する。
なお、この時点では一次審査の評価点数は公表しない。

二次審査（440点）

審査実施要領【別紙2-1】[PDFファイル／129KB]および審査項目および評価内容表【別紙2-2】[PDFファイル／148KB]沿って、プレゼンテーションの内容を評価し点数化する。

優先交渉権者の決定

一次審査と二次審査の合計（940点満点）で、最高評価点を得た者を優先交渉権者とする。提案者が1社の場合および最高評価点獲得者が2社以上ある場合の契約候補者の選定は、審査実施要領【別紙2-1】[PDFファイル／129KB]に沿って行う。

最終審査結果通知および優先交渉権者の公表

  1. 結果通知
    最終審査の結果は、参加者全員に対し令和元年10月4日（金曜日）までに、参加申込書に記載された連絡先にプロポーザル審査結果通知書【様式第5号】[Wordファイル／18KB]を電子メールおよび文書で通知する。なお、この審査結果に対する異議は認めない。
  2. 公表
    参加者数、優先交渉権者名（優先交渉権者以外の事業者名は非公開）、評価点等の審査結果は、令和元年10月4日（金曜日）に本市ホームページ上に公表する。
  3. 非選定理由の説明
    非選定理由について説明を求める場合は、最終審査結果通知後1週間に限り認める。

参考資料

問い合わせ先および各種書類の提出先

牧之原市　総務部　総務課
〒421-0495　静岡県牧之原市静波447-1

電話：0548-23-0050　Fax：0548-23-0039
E-mail：soumu@city.makinohara.shizuoka.jp

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